Как сократить время на сверку с агрегаторами с двух дней до четырех часов

Начав в 1998 году со скромного кафе, "Рестогрупп" превратился в одну из самых популярных на сегодняшний день ресторанных сетей в Магнитогорске. Известный своими легендарными ресторанами, "Рестогрупп" - это достопримечательность на культурной арене Магнитогорска. За последние четыре года компания расширила свое присутствие до более чем 12 торговых точек в Магнитогорске.

Примерно два года назад процесс расширения масштабов деятельности достиг переломного момента, когда Рай решился на партнерство с различными онлайн агрегаторами для доставки продуктов питания на дом, движимый тенденцией рынка. В течение двух лет канал доставки вырос с 5% до 30% от общего объема бизнеса компании, став одним из крупнейших факторов роста

Сверка заказов ручным способом заказов от агрегаторов создает большое количество пропущенных документов.

Несмотря на высокую степень позитивного влияния, этот новый формат бизнеса принес с собой определенные трудности. Раньше все транзакции осуществлялись наличными/карточками и были связаны с внутренними операциями. Однако теперь, когда взаимодействие происходит с третьей стороной (онлайн платформы агрегаторов), необходимо провести сверку доходов.

Рестогрупп работает с 3мя агрегаторами, и необходимо ежедневно проводить сверку с каждым агрегатором во всех восьми торговых точках. При наличии более 800 операций в день выверка доходов вручную с агрегаторами представляет собой сложную задачу.

Как результат для сверки 800 заказов поступающих в течении одного рабочего дня от 3-х агрегаторов требовалось 2 рабочих дня одного бухгалтера. Таким образом, можно было бы пустить это все на самотек, и доверять агрегаторам, или нанять еще 2 бухгалтеров.

Задержки в выверке также сказались на поступлениях, поскольку расхождения не были своевременно выявлены, что также привело к задержкам в исправлении. Это, в свою очередь, привело к некоторой утечке поступлений и отразилось на ежедневной выручке от продаж.

Тарелка пасты, которую в Рестогрупп продается за 230 рублей, может быть указана на DeliveryClub за 190 рублей, и до тех пор, пока будет существовать неисправленная разница, будет снижаться выручка, неверно рассчитываться налоги.

Кроме того, поскольку процесс распределен по разным агрегаторам и нескольким платформам, он усложняется, что делает процесс подверженным ошибкам.

"В ресторанном бизнесе, где время реакции наиболее важно для сохранения конкурентоспособности, сверка, растянувшаяся на неделю, не имеет под собой никаких оснований. Скорость и точность имеют существенное значение, и она должна начинаться с внутренней стандартизации и совершенствования наших процессов" - , Артем Шинкарев:

Что, в конце концов, подтолкнуло Шинкарева и его команду к поиску альтернативы, так это нагрузка на ресурсы компании. Три сотрудника, занятые полный рабочий день, занимались сверкой доходов, что отвлекало от таких критически важных задач, как поиск и устранение проблем внутри ресторанов.

Еще большее беспокойство вызывало негативное влияние на моральный дух сотрудников, так как повторяющийся и монотонный характер задачи заставлял их чувствовать себя разочарованными, что снижало производительность труда. "Мы поняли, что автоматизация - это единственный способ высвободить время наших сотрудников и перевести его на более продуктивную работу, дающую им удовлетворение от работы".

Поиск решения по автоматизации процесса

Когда Артем начал искать решение, он обратился в NFP, компанию, предоставляющую ИТ-услуги, специализирующуюся в программной роботизации процессов (RPA), за решением с простым заданием - стандартизировать процесс сверки доходов и сократить количество времени, затрачиваемое на него. Исходя из этого, NFP предложила RPA.

По мере того, как NFP и Рестогрупп оценивали различные инструменты RPA на рынке, платформа PIXrobotics четко выделялась:

Самым большим отличительным признаком PIX была простота использования, возможность легко расширяться и устанавливать глобальное присутствие, что давало нам определенный уровень комфорта и доверия. Будучи наиболее конкурентоспособной по цене, она также обещала более высокую окупаемость инвестиций по сравнению со своими коллегами", - заявил Артем Шинкарев .

Он был особенно впечатлен способностью решения обеспечить бесперебойный доступ к информации из множества источников и решил интегрировать роботизацию и оценить ее в деле.

Рай запустил пилот в котором сверка заказов происходила только на уровне одного ресторана. Получившиеся результаты, выразившиеся в значительном сокращении времени сверки, вновь заверили его в том, что он находится на правильном пути, и придали уверенность в том, что можно перейти к более сложному процессу.

С двумя роботами PIX весь процесс сверки был полностью автоматизирован, что позволило исключить необходимость в создании бухгалтерского звена для сверки, а возложить эту обязанность на управляющего рестораном.

Как это работает роботизация сверки:

1. Робот Pix извлекает данные из различных внутренних и внешних источников - ERP-системы, инструмента посредника, куда поступают заказы всех агрегаторов, инструментальных панелей на платформах агрегаторов, электронной почты для получения реквизитов .

2. Эти данные ежедневно собираются по каждой из 8точек продаж, консолидируются и хранятся в одном файле.

3. Проводится сверка.

4. Робот также сопоставляет каждую операцию с предоставленной информацией и имеет несколько сдержек и противовесов для признания любых исключений.

"Pix" сократил время, затрачиваемое на процесс сверки за один день, с 2 дней до всего лишь 4 часов. Таким образом, это помогло нам улучшить время реагирования, поскольку несоответствия обнаруживаются немедленно, и сэкономить средства, которые мы перенаправили на более важные задачи", - утверждает Артем Шинкарев.

Чем позже обнаруживаются несоответствия и чем больше задержек происходит с обращением к агрегаторам, тем труднее их устранить. Теперь, когда идентификация проблемы происходит быстро, решение также происходит быстрее. Таким образом, это также помогает компенсировать потери доходов.

В то же время, выявленные расхождения можно было бы также быстро устранить с помощью освобожденных от рутины сотрудников. "Раньше мы не могли сконцентрировать наши людские ресурсы на устранении расхождений, поскольку после их устранения не оставалось времени. Теперь, когда три наших калькулятора освобождены от основных задач по вводу и консолидации данных, мы смогли более конструктивно переориентировать их время на устранение несоответствий у агрегаторов и мест их нахождения", - пояснил Артем Шинкарев.

В результате несоответствия между зарегистрированными продажами и данными агрегатора резко сократились с 50000 рублей в месяц до 120 рублей в течение двух месяцев после автоматизации. Кроме того, благодаря тому, что их работа сотрудников были адаптированы к более продуктивным задачам, сотрудники теперь более удовлетворены работой, которую они выполняют.

Строительство дорожной карты с RPA

Поняв возможности технологии, компания "Рестогрупп" обозначила RPA в качестве ключевого компонента своей будущей стратегии роста. Планируя добавить новые точки продаж и даже расширить свою деятельность за пределами Магнитогорска, компания понимает, что ей как никогда необходимо оптимизировать свои процессы, чтобы быть готовой к будущему росту.

В настоящее время компания находится в процессе определения приоритетности дорожной карты автоматизации ключевых процессов. Финансы и ИТ взяли на себя инициативу, продемонстрировав первоначальные успехи RPA другим отделам и позволив им определить правильных кандидатов для автоматизации в рамках их соответствующих функций. Ежедневные отчеты о продажах и проверка цен входят в число рассматриваемых процессов автоматизации.

Анвар Казаков. Компания NFP